Zgodnie z art. 328² ksh, spółka zawiera z podmiotem uprawnionym do prowadzenia rejestru akcjonariuszy umowę o prowadzenie tego rejestru. Art. 328³ ksh określa zakres informacji, które muszą być ujawnione w jego treści, w tym informacje o akcjonariuszach spółki.
Podmiot prowadząc rejestr w treści umowy ze spółką powinien zobowiązać ją do przekazania informacji, które umożliwiają podmiotowi założenie/prowadzenie tego rejestru zgodnie z wymogami określonymi w ksh.
W przypadku gdy spółka spełniła wymogi, o których mowa w art. 16 Ustawy zmieniającej i wezwała akcjonariuszy pięciokrotnie do złożenia dokumentów akcji w spółce i mimo tego wezwania nie złożyli oni akcji w spółce to istnieje ryzyko, że spółka nie będzie posiadała kompletnych informacji o stanie jej akcjonariatu.
Do czasu uzyskania informacji o wszystkich akcjonariuszach, firma inwestycyjna powinna otworzyć i prowadzić rejestr obejmujący znanych akcjonariuszach.
Jest to szczególnie istotne w kontekście praw akcjonariuszy. Akcjonariusze i spółka nie powinni bowiem ponosić negatywnych konsekwencji zaniechania akcjonariuszy, którzy nie odpowiedzieli na wezwanie spółki.
Zgodnie z art. 15 Ustawy zmieniającej, z dniem 1 stycznia 2021 r. dokumenty akcji z mocy prawa tracą swoją moc obowiązującą. Natomiast dematerializacja akcji, czyli powstanie praw z akcji, których dokumenty utracą swoją moc prawną nastąpi z chwilą dokonania odpowiednich wpisów w rejestrze akcjonariuszy.
W konsekwencji, brak informacji w rejestrze akcjonariuszy o danym akcjonariuszu, będzie stanowił przeszkodę do rozporządzania i wykonywania przysługujących mu praw z posiadanych akcji. Tym samym nie będzie mógł m.in. skutecznie zbyć akcji lub wykonywać prawa głosu na walnym zgromadzeniu spółki. Począwszy od 1 stycznia 2021 r. wpis do rejestru akcjonariuszy będzie jedynym prawnym potwierdzeniem przysługiwania praw do akcji akcjonariuszowi wpisanemu do rejestru.